Hợp đồng xuất khẩu gạo không chỉ là công cụ pháp lý bảo vệ quyền lợi của các bên mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa, minh bạch hóa quy trình giao dịch và kiểm soát rủi ro trong thương mại quốc tế. Hiểu được những khó khăn đó, trong bài viết này, Hợp Đồng Mẫu sẽ cung cấp một số thông tin cần thiết về hợp đồng xuất khẩu gạo cũng như một vài lưu ý khi soạn thảo mẫu hợp đồng này.

Hợp đồng xuất khẩu gạo là gì?

Hợp đồng xuất khẩu gạo được giải thích tại Nghị định 107/2018/NĐ-CP về kinh doanh xuất khẩu gạo, trong đó nêu rõ các hoạt động liên quan đến sản xuất gạo như giao dịch, đàm phán, dự thầu, ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo. Theo nghị định này, hợp đồng xuất khẩu gạo hay tên đầy đủ là hợp đồng xuất khẩu gạo tập trung – là hợp đồng xuất khẩu gạo được ký kết theo Bản ghi nhớ, thỏa thuận giữa cơ quan có thẩm quyền của Chính phủ Việt Nam với cơ quan có thẩm quyền của Chính Phủ nước ngoài hoặc vùng lãnh thổ nước ngoài và các hợp đồng xuất khẩu gạo được ký kết theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.

Một số thị trường xuất khẩu gạo chính của Việt Nam trong quý 1/2025 như Philippiness (41%), Bờ biển Ngà (12%), Trung Quốc (10%), Ghana (9%), Malaysia (4%), Bangladest (3%) cùng một số các thị trường khác[1].

Vai trò của hợp đồng xuất khẩu gạo

Hợp đồng xuất khẩu gạo đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi của cả bên mua và bên bán, góp phần tạo ra môi trường minh bạch, công bằng và chuyên nghiệp. Thông qua việc quy định rõ các điều khoản như số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng và trách nhiệm pháp lý, hợp đồng giúp hai bên hạn chế rủi ro và tránh được những tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện giao dịch.

Bên cạnh đó, hợp đồng xuất khẩu gạo còn là nơi ghi nhận các yêu cầu về chất lượng sản phẩm được cung cấp phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng, quy định kỹ thuật và yêu cầu riêng của thị trường nhập khẩu. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giữ vững uy tín mà còn góp phần nâng cao hình ảnh gạo Việt Nam trên thị trường quốc tế. Khi các cam kết được thực hiện nghiêm túc và đúng quy định, hợp đồng sẽ trở thành nền tảng vững chắc để xây dựng và duy trì mối quan hệ kinh doanh bền vững, lâu dài giữa các đối tác trong và ngoài nước.

 

Lợi ích của hợp đồng xuất khẩu gạo

Việc ký kết hợp đồng xuất khẩu gạo mang lại nhiều lợi ích thiết thực, vì nó, không chỉ giúp các bên kiểm soát quá trình giao dịch mà còn góp phần nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong hoạt động thương mại quốc tế.

Một là, đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa

Hợp đồng xuất khẩu gạo là căn cứ pháp lý rõ ràng giúp các bên xác lập và tuân thủ các điều kiện về chất lượng và số lượng sản phẩm. Trong hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận chi tiết về chất các tiêu chuẩn như độ ẩm, tỉ lệ tạp chất, kích thước hạt, chủng loại gạo, thời gian giao hàng và phương thức kiểm định chất lượng. Những quy định này giúp đảm bảo rằng bên mua nhận được sản phẩm đúng yêu cầu, còn bên bán tránh được tranh chấp phát sinh do hiểu sai hoặc mâu thuẫn về chất lượng. Qua đó, uy tín và hiệu hả kinh doanh được duy trì ổn định.

Hai là, quản lý rủi ro trong giao dịch

Một trong những lợi ích quan trọng của hợp đồng là khả năng giảm thiểu rủi ro tài chính và pháp lý. Hợp đồng quy định rõ phương thức thanh toán như chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua thư tín dụng thư (L/C), trả trước một phần hoặc toàn bộ,… Điều này giúp đảm bảo sự minh bạch, an toàn trong giao dịch và tăng mức độ tin cậy giữa hai bên. Đồng thời, các điều khoản về điều kiện giao hàng (Incoterms), bảo hiểm hàng hóa và xử lý vi phạm cũng góp phần kiểm soát rủi ro hiệu quả, đặc biệt trong trường hợp có sự cố phát sinh như mất mát, chậm giao hàng hoặc tranh chấp thương mại.

Ba là, tối ưu hóa quá trình vận hành

Hợp đồng là công cụ quan trọng giúp các bên lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động xuất khẩu hiệu quả hơn ở mọi khâu: sản xuất; kiểm định chất lượng; đóng gói; vận chuyển. Thông qua hợp đồng các bên có thể phối hợp nhịp nhàng với các cơ quan kiểm địn, hải quan, đơn bị logistic và ngân hàng để đảm bảo quy trình xuất khẩu và nhập khẩu.

Bốn là, nền tảng để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài

Việc ký kết và thực hiện hợp đồng một cách minh bạch, chuyên nghiệp sẽ giúp các bên xây dựng, củng cố niềm tin, từ đó phát triển mối quan hệ kinh doanh bền vững. Những đối tác quốc tế đánh giá cao sự tuân thủ hợp đồng và thái độ làm việc có trách nhiệm sẽ có xu hướng quay lại hợp tác lâu dài, mở ra nhiều cơ hội xuất khẩu ổn định cho doanh nghiệp Việt Nam. Đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng cao, việc duy trì mối quan hệ chiến lược với các nhà nhập khẩu lớn sẽ tạo lợi thế lâu dài cho ngành gạo.

Thương nhân phải đáp ứng điều kiện gì để được phân bổ chỉ tiêu thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tập trung để tiến hành ủy thác xuất khẩu?

Việc phân bổ hợp đồng tập trung cho các thương nhân kinh doanh xuất khẩu gạo để thực hiện ủy thác xuất khẩu dựa trên cơ sở các tiêu chí tại khoản 6 Điều 19 Nghị định 107/2018/NĐ-CP sau đây:

• Thành tích xuất khẩu trực tiếp 06 tháng trước đó của thương nhân;
• Trách nhiệm thực hiện giao hàng theo các hợp đồng tập trung được giao;
• Kết quả xây dựng vùng nguyên liệu hoặc thực hiện liên kết sản xuất và tiêu thụ thóc, gạo của thương nhân;
• Thành tích mua thóc gạo của thương nhân theo chỉ đạo của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Bên cạnh đó, những trường hợp thương nhân không được phân bổ chỉ tiêu thực hiện hợp đồng tập trung theo quy định tại khoản 8 Điều 19 Nghị định 107/2018/NĐ-CP như sau:

• Dự thầu, giao dịch, ký kết hợp đồng xuất khẩu gạo trực tiếp hoặc gián tiếp vào thị trường có hợp đồng xuất khẩu gạo tập trung trái quy định và chỉ đạo của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
• Giả mạo chứng từ hoặc có gian lận khác để được chỉ định đầu mối hợp đồng tập trung, phân bổ chỉ tiêu thực hiện hợp đồng tập trung hoặc để được chấp thuận trả lại chỉ tiêu xuất khẩu ủy thác[2] đã được phân bổ;
• Không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chỉ tiêu xuất khẩu ủy thác đã được phân bổ mà không thuộc trường hợp bất khả kháng và không báo cáo cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định.

Thời hạn áp dụng biện pháp không phân bổ chỉ tiêu thực hiện hợp đồng tập trung quy định tại khoản này là 06 tháng. Trường hợp thương nhân vi phạm nhiều điểm quy định tại khoản này hoặc đang trong thời gian bị áp dụng mà tái phạm thì thời hạn bị áp dụng biện pháp quy định tại khoản này được xác định bằng tổng thời hạn bị áp dụng đối với từng trường hợp vi phạm bị xử lý.

Theo đó, Hiệp hội Lương thực Việt Nam phân bổ chỉ tiêu thực hiện hợp đồng tập trung cho các thương nhân theo các tiêu chí trên, sau đó theo dõi, đôn đốc việc thực hiện hợp đồng tập trung, bao gồm cả việc ký kết, thực hiện hợp đồng ủy thác xuất khẩu và báo cáo tình hình thực hiện về Bộ Công Thương.

Sau khi Hiệp hội Lương thực Việt Nam phân bổ chỉ tiêu, thương nhân được phân bổ chỉ tiêu và thương nhân đầu mối phải ký hợp đồng về việc thực hiện hợp đồng tập trung, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng. Các tranh chấp hợp đồng phát sinh giữa các bên sẽ được giải quyết theo quy định của pháp luật.

Lưu ý quan trọng khi lập Hợp Đồng Xuất Khẩu Gạo 

Thứ nhất, quy định rõ ràng về chất lượng và số lượng

Gạo xuất khẩu phải đạt các tiêu chuẩn chất lượng quốc gia và quốc tế quy định. Bên cạnh đó, trong hợp đồng các bên cần nêu rõ các yêu cầu về  chất lượng, bao gồm chỉ tiêu kỹ thuật, độ ẩm, tạp chất,… cùng với việc đính kèm các chứng nhận từ cơ quan có thẩm quyền như Cục Quản lý Chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản.

Phương pháp kiểm tra, đánh giá chất lượng cũng cần phải được quy định rõ ràng để tránh mâu thuẫn khi giao hàng. Đồng thời, số lượng gạo cần được xác định chính xác, kèm theo chứng từ xác nhận và biên bản kiểm tra tại địa điểm giao nhận, thường là cảng xuất khẩu.

Thứ hai, đảm bảo tính chính xác của thông tin

Toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm trong hợp đồng cần phải chính xác, thống nhất và đầy đủ. Điều này được quy định thông qua các điều khoản về tên sản phẩm, chủng loại gạo, chất lượng, khối lượng (đơn vị tính rõ ràng như kg hoặc tấn), giá trị hợp đồng, phương thức và quy cách đóng gói. Việc trình bày chi tiết và nhất quán các thông tin này giúp hạn chế tối đa rủi ro phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Thứ ba, lựa chọn và ap dụng Incoterms[3] phù hợp

Việc áp dụng các điều khoản Incoterms như FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance, Freight) hoặc EXW (Ex Works) cần thiết để quy định rõ trách nhiệm, chi phí và rủi ro của mỗi bên trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Ví dụ, với điều kiện FOB, người bán sẽ chịu trách nhiệm và chi phí cho đến khi hàng được giao lên tàu tại cảng đi, trong khi người mua sẽ tiếp nhận rủi ro từ thời điểm đó. Việc lựa chọn Incoterms  phù hợp giúp các bên tránh được những hiểu lầm và phát sinh không đáng có.

Thứ tư, xác định phương thức thanh toán an toàn và hiệu quả

Hợp đồng cần quy định rõ phương thức thanh toán nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên trong hợp đồng. Các phương thức phổ biến bao gồm: L/C (Letter of Credit) – thường được đánh giá là an toàn vì đảm bảo thanh toán khi các điều kiện hợp đồng được đáp ứng đầy đủ; T/T (Chuyển tiền điện tử); hoặc D/P (Nhờ thu kèm chứng từ). Dù lựa chọn hình thức nào, các bên cần đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong quy trình thanh toán để giảm thiểu rủi ro và tăng tính chuyên nghiệp trong giao dịch.

Có được thanh toán bằng ngoại tệ đối với Hợp đồng xuất khẩu gạo không?

Căn cứ theo Điều 22 Pháp lệnh ngoại hối 2005 sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Pháp lệnh sửa đổi Pháp lệnh ngoại hối năm 2013 như sau: Trên lãnh thổ Việt Nam, mọi giao dịch, thanh toán, niêm yết, quảng cáo, báo giá, định giá, ghi giá trong hợp đồng, thỏa thuận và các hình thức tương tự khác của người cư trú, người không cư trú không được thực hiện bằng ngoại hối, trừ các trường hợp được phép theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Bên cạnh đó, tại Điều 3 Thông tư 32/2013/TT-NHNN hướng dẫn nguyên tắc hạn chế sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam như sau: Trên lãnh thổ Việt Nam, trừ các trường hợp được sử dụng ngoại hối quy định tại Điều 4 Thông tư này, mọi giao dịch, thanh toán, niêm yết, quảng cáo, báo giá, định giá, ghi giá trong hợp đồng, thỏa thuận và các hình thức tương tự khác (bao gồm cả quy đổi hoặc điều chỉnh giá hàng hóa, dịch vụ, giá trị của hợp đồng, thỏa thuận) của người cư trú, người không cư trú không được thực hiện bằng ngoại hối.

Do đó, theo quy định pháp luật hiện hành thì mọi giao dịch, thanh toán, niêm yết, quảng cáo, báo giá, định giá, ghi giá trong hợp đồng, thỏa thuận và các hình thức tương tự khác của người cư trú, người không cư trú không được thực hiện bằng ngoại hối, trừ các trường hợp được Ngân hàng Nhà nước cho phép. Vì vậy, các doanh nghiệp khi lập hợp đồng xuất khẩu gạo thì không được thanh toán bằng ngoại tệ, trừ các trường hợp được phép theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Việc xây dựng một hợp đồng xuất khẩu gạo chặt chẽ, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, bao gồm cả quy định về quản lý ngoại hối, là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hoạt động xuất khẩu gạo diễn ra hiệu quả, ổn định và bền vững. Trong bối cảnh thị trường toàn cầu ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp cần chú trọng hơn đến việc chuẩn hóa hợp đồng xuất khẩu để không chỉ đáp ứng yêu cầu của đối tác nước ngoài mà còn góp phần nâng cao uy tín và vị thế của ngành gạo Việt Nam trên trường quốc tế.

[1] Giá gạo xuất khẩu của Việt Nam trở lại vị trí số 1

[2] Điều 8 Thông tư 30/2018/TT-BCT

[3] Thường được dich sang tiếng việt là điều kiện thương mại quốc tế

Thông tin liên hệ 

Hopdongmau.net nhận cung cấp các mẫu hợp đồng, biểu mẫu theo từng doanh nghiệp, cá nhân trên toàn quốc theo yêu cầu. 

Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về mẫu hợp đồng, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau: 

Email: hotro@hopdongmau.net 

Điện thoại: (84) 28-6276 9900 

Hotline: 0918 88 79 28